Jenis Bukti Transaksi

Dalam dunia bisnis, setiap transaksi yang dilakukan membutuhkan bukti yang sah. Bukti transaksi inilah yang menjadi elemen penting untuk menjaga transparansi dan akurasi dalam pencatatan keuangan. Jadi, bagi para pelaku usaha, mengetahui dan memahami berbagai jenis bukti transaksi adalah sebuah hal krusial.

Karena dengan begitu, dapat memastikan bahwa semua proses bisnis khususnya perihal transaksi akan terdokumentasi dengan baik. Mulai dari kwitansi hingga faktur, pastinya setiap jenis bukti transaksi memiliki peranan dan fungsinya tersendiri yang tidak bisa diabaikan.

Dengan mengetahui berbagai jenis bukti transaksi, perusahaan dapat mengatur keuangan bisnis dengan lebih tertata. Di samping itu, bukti transaksi yang lengkap dan sesuai juga dapat meminimalisir resiko kesalahan pembukuan yang mungkin bisa terjadi di kemudian hari.

Bukti transaksi yang sah berperan penting dalam setiap transaksi dan menjadi pegangan ketika akan membuat laporan keuangan. Nah, di bawah ini adalah beberapa jenis bukti transaksi yang umum digunakan dalam dunia bisnis dengan peran dan fungsinya tersendiri sesuai kebutuhan dan sifat transaksi, meliputi:

1. Nota Kontan

Sesuai dengan namanya, nota kontan adalah bukti transaksi yang dikeluarkan ketika terjadi transaksi jual beli barang yang dilakukan secara kontan atau tunai. Biasanya nota kontan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.

Dalam praktiknya, nota kontan dibuat dengan rangkap dua, nota kontan asli diserahkan kepada pembeli sementara salinannya disimpan penjual. Nota kontan biasanya banyak digunakan di toko-toko retail, dimana pembayaran dilakukan langsung saat proses pembelian.

Nota kontan sebagai bukti transaksi umumnya memuat informasi-informasi penting seperti tanggal transaksi, nomor nota, nama toko/perusahaan, harga satuan, jenis barang, sampai total harganya.

2. Nota Kredit

Nota kredit adalah jenis bukti transaksi yang dikirimkan penjual kepada pembeli sebagai bentuk pernyataan bahwa barang dikembalikan. Biasanya, nota kredit dikeluarkan saat pembeli melakukan transaksi secara kredit, kemudian barang tersebut mengalami kerusakan atau ketidaksesuaian.

Dikeluarkannya nota kredit ini sebagai bukti untuk menunjukkan pengurangan faktur atau piutang karena masalah-masalah yang sudah dijelaskan sebelumnya, sehingga barang tersebut harus dikembalikan.

Dengan begitu, adanya nota kredit dapat membantu pembeli mengetahui bahwa mereka telah menerima kompensasi atau sebagainya dari pihak perusahaan.

3. Nota Debet

Jika nota kredit adalah bukti yang dikeluarkan penjual kepada pembeli, maka nota debet adalah sebaliknya. Yaitu jenis bukti transaksi yang dikeluarkan pihak pembeli kepada penjual sebagai syarat pengurangan faktur.

Dikeluarkannya nota debet dapat terjadi karena beberapa alasan. Seperti barang yang dibeli tidak sesuai dengan pesanan ataupun barang tersebut mengalami kerusakan ketika diterima konsumen.

Dalam beberapa case, nota debet biasanya dikeluarkan untuk mengembalikan barang yang bermasalah atau untuk mengurangi harga yang seharusnya dibayarkan oleh pembeli. Namun pastinya, hal tersebut sudah sesuai dengan kesepakatan bersama. 

4. Kwitansi

Selanjutnya ada kwitansi yang merupakan dokumen dengan fungsinya sebagai bukti penerimaan sejumlah uang dalam proses transaksi. Umumnya, kwitansi digunakan dalam berbagai jenis pembayaran, seperti pelunasan hutang, pembayaran jasa, dan lain sebagainya.

Dalam dokumen ini biasanya memuat tanggal pembayaran, jumlah uang yang dibayarkan, serta tanda tangan kedua belah pihak (penerima dan pembayar) sebagai bukti sah dan resmi bahwa uang telah diterima.

Di samping itu, pada beberapa praktiknya, kwitansi juga bisa digunakan sebagai alat untuk klaim garansi atau kebutuhan administrasi lainnya di kemudian hari. Itulah mengapa setiap bukti transaksi harus disimpan, termasuk kwitansi ini.

5. Invoice (Faktur)

Faktur atau invoice adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang mencatat detail transaksi. Termasuk barang atau jasa yang diberikan, harga, pajak, sampai syarat pembayaran.

Invoice sendiri biasanya digunakan pada transaksi yang melibatkan pembayaran yang ditangguhkan maupun dalam kredit bisnis. Invoice atau faktur ini dibedakan menjadi dua macam, yaitu faktur pembelian dan faktur penjualan. Invoice juga menjadi sangat penting apabila terjadi retur penjualan maupun retur pembelian.

6. Cek

Cek adalah sebuah alat pembayaran non-tunai berupa surat perintah dari pemegang rekening kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada pihak lain yang namanya tertera dalam cek tersebut. Cek sendiri masih sering digunakan dalam dunia bisnis untuk berbagai keperluan transaksi.

Seperti pembayaran gaji hingga pelunasan tagihan. Penggunaan cek masih banyak digunakan sebagai bukti transaksi karena melibatkan pihak ketiga (bank) yang menjamin keabsahan pembayaran. Sehingga memberikan rasa aman dalam melakukan pembayaran dalam jumlah yang besar.

7. Bilyet Giro

Untuk jenis bukti transaksi satu ini sebagian dari kita mungkin masih cukup asing, namun kegunaannya hampir seperti cek. Bilyet giro adalah alat pembayaran non tunai yang melibatkan pihak bank sebagai perantara.

Dalam bilyet giro, pemegang rekening memberikan surat perintah kepada pihak bank untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening mereka (pemegang) ke rekening penerima yang telah ditunjuk.

Jika cek bisa diuangkan, maka lain halnya dengan bilyet giro. Karena jenis bukti transaksi ini hanya dapat digunakan untuk transfer antar rekening bank saja. Bilyet giro seringkali digunakan dalam proses transaksi dengan nominal besar yang membutuhkan keamanan serta kenyamanan.

Nah, demikianlah beberapa jenis bukti transaksi yang paling umum digunakan dalam bisnis, baik skala kecil maupun besar. Dengan adanya bukti transaksi ini, transaksi tidak hanya akan berjalan dengan lancar melainkan juga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dalam jangka panjang.

Untuk memastikan bisnis Anda memiliki bukti transaksi yang sah, pastikan untuk cetak nota, kwitansi, maupun faktur di Pesannota.com! Dengan layanan profesional dan cetak berkualitas, kami akan membantu memenuhi kebutuhan cetak nota Anda. Pesan dan custom nota bisnis Anda sekarang juga kepada kami!