Apa Itu Invoice

Invoice atau yang juga kerap disebut sebagai faktur adalah salah satu jenis bukti transaksi yang banyak digunakan dalam dunia bisnis. Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai alat untuk permintaan pembayaran atas barang atau layanan yang sudah disepakati.

Dengan kata lain, invoice ini adalah dokumen tagihan. Invoice umumnya memuat rincian informasi terkait jenis barang, jumlah, serta total harga untuk barang yang dibeli. Namun selain itu, invoice juga biasanya memuat informasi seperti tanggal transaksi, metode pembayaran yang digunakan, juga kontak supplier dan buyer. 

Dalam konteks pengiriman, invoice juga kerap dianggap sebagai dokumen daftar barang yang dikirimkan. Dulunya, invoice biasanya disampaikan secara manual melalui kurir. Namun, seiring perkembangan teknologi, penggunaan invoice digital banyak dipilih karena lebih praktis dan tidak memakan waktu.

Tujuan dikeluarkannya invoice untuk mencatat detail transaksi antara supplier dan buyer. Sehingga, Anda dan mitra bisnis memiliki acuan dalam menyelesaikan transaksi dengan baik dan tanpa kesalahpahaman. Selain itu, keberadaan invoice juga akan mempermudah dalam proses pelaporan pajak di kemudian hari.

Dalam dunia bisnis, invoice terbagi menjadi tiga jenis dengan fungsinya masing-masing. Di bawah ini adalah jenis-jenis invoice yang berlaku, meliputi:

• Invoice Standar. Jenis invoice ini yang sering digunakan untuk proses transaksi dalam skala sederhana. Biasanya memuat rincian informasi terkait dengan detail produk yang dibeli, harga per produk, serta total harga yang harus dibayarkan.
• Invoice Proforma. Jenis invoice ini digunakan dalam transaksi yang melibatkan pengiriman secara bertahap. Jadi, invoice proforma berfungsi sebagai tagihan sementara sampai semua barang diterima secara lengkap. Setelah pengiriman selesai, invoice proforma digantikan dengan invoice standar. Dengan kata lain, invoice proforma bersifat sementara atau pengganti.
• Invoice Konsuler. Invoice konsuler memiliki cakupan transaksi yang lebih besar. Karena khusus digunakan untuk transaksi dagang lintas negara (aktivitas ekspor-impor).
  

Seperti halnya nota, invoice yang berperan sebagai alat bukti transaksi yang sah juga memiliki beberapa fungsi penting untuk bisnis. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari penggunaan invoice dalam kegiatan bisnis, di antaranya:

• Sebagai Bukti Transaksi. Fungsi utama dari invoice tentu saja sebagai bukti transaksi yang sah antara supplier dan buyer. Karena di dalamnya mencakup detail produk yang dibeli secara lebih transparan. Sehingga, dapat pula berperan sebagai acuan untuk menghindari permasalahan terkait transaksi.
• Mengelola Aliran Kas. Bagi para pebisnis, invoice sangatlah penting untuk pencatatan dan pembukuan. Karena dengan begitu, pebisnis bisa mengetahui dan melacak penjualan serta pembayaran yang membuat aliran kas lebih mudah serta akurat.
• Dokumentasi untuk Audit. Invoice juga berfungsi sebagai dokumentasi yang memudahkan dalam proses pelaporan serta audit keuangan. Mendokumentasikan transaksi melalui invoice yang terorganisir akan membuat proses pelaporan menjadi lebih efisien.
• Meningkatkan Profesionalisme. Penggunaan invoice dalam operasional bisnis mampu mencerminkan tingkat profesionalisme sebuah bisnis. Pun, keberadaannya secara tidak langsung juga turut menjadi salah satu strategi dalam meningkatkan kepercayaan konsumen.
• Penghitungan Kewajiban Pajak. Fungsi invoice lainnya adalah sebagai alat untuk penghitungan kewajiban pajak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan invoice, penjual dan pembeli dapat menghitung pajak penjualan dan pajak penghasilan secara lebih akurat.
• Pencatatan Utang dan Piutang. Terakhir, invoice juga berfungsi untuk melacak utang bagi bisnis yang menyediakan pembayaran kredit kepada konsumennya. Maupun melacak piutang bagi bisnis yang memiliki hutang kepada pemasok.
  

Selama ini, kita telah mengenal berbagai alat bukti transaksi termasuk di dalamnya adalah nota. Lantas, jika sama-sama digunakan sebagai bukti transaksi apa yang membedakan invoice dan nota? Dari segi definisi, invoice adalah dokumen untuk pemesanan barang yang telah dilakukan terlebih dahulu.

Sementara nota sebagai bukti transaksi secara kontan atau tepat pada saat transaksi dilakukan. Perbedaan lain juga terlihat dari segi kegunaannya. Di mana invoice biasanya digunakan untuk bisnis atau perusahaan-perusahaan besar yang terkena pajak.

Sementara nota dapat diterbitkan oleh siapapun (bisnis perorangan atau badan usaha yang tidak ada pembebanan terhadap pajak). Invoice adalah dokumen yang lebih detail dan terperinci dengan informasi lebih lengkap. Sementara nota memiliki rincian yang lebih sederhana.

Itulah ulasan seputar invoice yang ternyata sedikit berbeda dengan nota. Dari penjelasan sebelumnya, sudah jelas bahwa nota pun memiliki peranan yang tidak kalah vital, khususnya dalam transaksi secara kontan. Jadi, bagi Anda yang sedang menjalankan bisnis, jangan sampai mengabaikan keberadaan nota dalam transaksi.

Untuk kebutuhan nota berkualitas, Pesannota.com hadir sebagai solusi terbaik! Kami adalah jasa pembuatan nota dengan berbagai pilihan desain serta ukuran yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Oleh karena itu, jangan ragu mempercayakan kebutuhan pembuatan nota kepada kami.

Karena hanya bersama Pesannota.com, Anda akan mendapatkan nota berkualitas dengan cetakan tajam. Segera pesan nota yang tidak hanya fungsional tetapi juga membantu bisnis Anda tampil lebih unggul. Hubungi Pesannota.com sekarang dan buktikan sendiri keunggulannya!